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日常档案管理系统

日常的档案文件管理,在很多企业是通过在各个科室之间直接进行档案的归档管理的,特点是地域分散,存放点众多,随着企业单位的不断壮大,文件不可避免的会日益增加,这就会给企业在档案的管理上带来极大的麻烦,主要可以概括为: 为了解决这些问题,我司深圳市上方科技有限公司提出一套RFID档案文献管理方案,方案针对日常档案管理特点,对档案进行归档,统一管理,信息实时统计查询,方便快捷。
具体实现方案可以分析如下。
一,管理思路
给每一份需要管理的档案加装一个RFID电子标签,我们应用物联网RFID技术的多标签识别特性对在位的档案实施批量性信息采集,我司的设备可以实现500份/秒的档案数据采集能力,管理方式为,将档案放在我司专门定制的RFID档案柜里面(也可以修改单位现有的档案柜),档案柜内部实现有RFID信号的全覆盖,只要放置在档案柜内部就可以100%实现档案的定位管理,然后再根据系统查询即可。
二,方案介绍
2.1 档案贴标
初始化一批RFID电子标签,在单位指定的地点进行贴标操作,方法很简单,将准备好的标签一张一张的在指定的位置进行贴标和数据写入系统,每个档案进行时间大约为3-5秒;
2.2 档案归档
将贴好的标签按照 要求直接存放到对应的档案柜即可,档案柜再识别到柜内的档案后自动上传档案数据信息到数据库;
2.3 档案查询
打开管理系统,在档案查询栏直接输入要查询的档案名称或者档案编号可以直接查询档案所在的位置已经现今的全部状态。
2.4 档案调拨(借用/归还/转移等)
根据需要,打开软件查询到档案的位置后,执行调拨程序,工作人员直接去取出对应的档案即可,这里如果取错了档案系统会自动报警。
2.5 档案报废
过期的档案,系统可以直接做报废处理,执行程序之后销毁对应的档案即可。
三,硬件选择
3.1 智能档案柜
整个系统的核心部件,在管理档案中起着重要作用,本身带有显示屏,可以连接wifi/4G等方式,实现无线数据对接,省去大量布线的麻烦。
档案柜的外观设计可以根据需求修改。
3.2 馆员工作台
此设备主要是用来对档案进行标签处理,同时也可以在此执行档案借用,归还,调拨等工作。
3.3 RFID电子标签
每份档案一张标签。
3.4 智能小推车
此为选配产品,由于档案点位分散,所以在取档案或者转移档案之时可能用到,我们可以用智能小推车进行相关操作,小推车本身带车载电脑,可供工作人员直接在小车进行档案相关操作,当然权限也是根据数据库内管理员来设定大小的。
3.5 RFID手持机
此设备与上面设备为二选一使用,如果单位已经有现成的小车了,不打算跟换可以用移动式的来执行。
四 软件部分,详细可以见软件介绍说明,软件本身带操作手册和操作指南,以及对接文档。
通过这套系统,可以实现档案的透明化管理,为企业档案管理带来实质性的改变。

解决方案硬件产品

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